Copie atti notarili: come e chi può richiederle, costi e tempi

In seguito alla redazione di un atto notarile, come ad esempio il rogito per l'acquisto di un immobile, il notaio non potrà rilasciare immediatamente una copia del documento. Infatti, affinché un atto possa diventare opponibile ai terzi, è necessaria la trascrizione. Sappiamo bene, però, che ai fini dell'espletamento di una o più pratiche burocratiche, potrebbe essere necessario trasmettere la copia dell'atto notarile. 

In questo articolo cercheremo, dunque, di comprendere in che modo è possibile richiedere copie di atti notarili e chi è legittimato a farlo. Non solo. Cercheremo anche di scoprire quali sono i costi e i tempi per l'ottenimento della copia.

Come richiedere la copia di un atto notarile?

il primo step consiste nel richiedere la copia dell'atto direttamente allo studio notarile che lo ha redatto. I notai, infatti, sono tenuti a conservare gli atti da essi redatti fino alla cessazione dell'attività professionale o al trasferimento presso un differente distretto notarile. Cosa fare, dunque, se il notaio che ha stipulato l'atto, al momento della richiesta della copia, è deceduto, è andato in pensione oppure si è trasferito? In questo caso bisognerà necessariamente rivolgersi all'Archivio Notarile della zona in cui il notaio operava all'epoca della redazione dell'atto.

A questo punto potresti chiederti: come faccio a sapere con certezza l'archivio notarile di competenza a cui devo rivolgermi? La soluzione è molto semplice e ci è stata fornita direttamente dal Ministero della Giustizia che, già da qualche anno, ha sviluppato la piattaforma Archinota. All'interno del portale web è possibile cercare l'archivio notarile in cui sono custoditi uno o più atti stipulati a partire dal 1° Gennaio 1980. Ai fini della ricerca, però, dovrai disporre di alcune informazioni importanti, tra cui:

• Nome e cognome del notaio;
• Anno di stipula dell'atto;
• Sede e provincia in cui è stato stipulato l'atto.

Una volta individuato l'Archivio Notarile di competenza dovrai procedere con l'invio della richiesta. A tal proposito, potrai richiedere la copia dell'atto via fax, in maniera telematica (via e-mail o PEC), tramite raccomandata A/R oppure presentandosi di persona presso la sede fisica dell'Archivio. Nella richiesta è necessario indicare:

• Il nome del notaio (o dell’Archivio competente);
• Gli estremi dell’atto (data, numero di repertorio);
• Se si desidera la copia in formato cartaceo o digitale;
• Se si ha bisogno dell'atto in carta libera o in bollo (specificare l’uso legale);
• Modalità di consegna (ritiro, posta, email).

Una volta ricevuta la richiesta, l’Archivio fornisce il preventivo, comprensivo di costi di ricerca, copia e spedizione. Il pagamento deve essere effettuato prima dell’invio delle copie.

Chi può richiedere la copia di un atto notarile?

Chiunque può richiedere la copia di un atto notarile, in quanto si tratta di atti pubblici. La legge prevede, infatti, che gli atti redatti da un notaio abbiano valore pubblico e siano accessibili a tutti, salvo rare eccezioni legate alla riservatezza o a specifiche disposizioni normative. La richiesta può quindi essere presentata anche da soggetti terzi, diversi dalle parti originarie dell’atto, purché vengano indicati con precisione gli estremi necessari per rintracciarlo (nome del notaio, data, numero di repertorio, ecc.).

A cosa serve la copia dell'atto notarile?

Se l'atto è legato all'acquisto di un immobile, l'atto notarile potrebbe essere molto importante per diversi scopi. Si presume, ad esempio, che l'acquirente dovrà provvedere al cambio di residenza presso il nuovo edificio, specie se trattasi di prima casa. In questi casi, il Comune in cui si trova l'immobile potrebbe richiedere, tra i documenti da presentare, proprio una copia dell'atto notarile. Discorso simile vale anche per le pratiche che riguardano la voltura della Tassa sui Rifiuti. Per quanto concerne le utenze acqua, luce e gas potrebbe essere sufficiente anche un'autocertificazione.

Ricordiamo, comunque, che tutti questi servizi sono gestiti da enti diversi. Dunque, per essere certi che sia necessario procurarsi e trasmettere una copia dell'atto notarile, è necessario informarsi sulle procedure e i documenti richiesti da ogni specifica azienda o ente responsabile del servizio per il quale devi effettuare una voltura o qualsiasi altra variazione.

Quanto costa la copia di un atto notarile?

Se chiederai la copia dell'atto notarile direttamente allo studio notarile che se n'è occupato, sarà il notaio a comunicare eventuali costi da sostenere. Generalmente, lo studio notarile emette e consegna al richiedente una copia dell'atto a titolo gratuito.

Diverso è, invece, il caso in cui il documento sia nella disponibilità dell'Archivio Notarile. In questo caso, il richiedente dovrà farsi carico dei diritti di cancelleria e di altre spese che possono variare in base alla tipologia di atto che viene richiesto. Una volta ricevuta la richiesta, l’Archivio fornirà il preventivo, comprensivo di costi di ricerca, copia e spedizione. Il pagamento deve essere effettuato prima dell’invio delle copie. Di seguito, una tabella riepilogativa dei costi da sostenere.

Tempi di consegna

I tempi di consegna della copia di un atto notarile possono variare sensibilmente in base al canale scelto per la richiesta. In genere, rivolgendosi direttamente allo studio notarile presso cui l’atto è stato stipulato, i tempi sono più rapidi e la copia può essere rilasciata anche nel giro di pochi giorni, soprattutto se si tratta di atti recenti e facilmente reperibili. Al contrario, se la richiesta viene inoltrata all’Archivio notarile, ad esempio perché l’atto è molto datato o il notaio ha cessato l’attività, i tempi possono allungarsi e arrivare fino a circa 30 giorni lavorativi.

Copie atti notarili: consigli utili

Trattandosi di documenti molto importanti, riteniamo sia giusto prestare attenzione a come gli stessi vengono custoditi. Abbiamo visto come, anche nei casi più estremi, sia in genere sempre possibile procurarsi la copia di un atto. Per evitare, però, perdite di tempo e intoppi burocratici, consigliamo di tenere ben custodita la copia dell'atto notarile.

Nell'epoca della digitalizzazione, è importante archiviare l'atto su più supporti e dispositivi, così da poter sempre e facilmente recuperare la documentazione. Considerando che, oggigiorno, la maggior parte dei documenti viene trasmessa tramite canali digitali, avere una copia dell'atto su supporto digitale può renderne più veloce l'invio. È, comunque, preferibile dotarsi anche di una copia cartacea. In ogni caso, anche allo scopo di ridurre inutili sprechi di carta con conseguente impatto negativo sull'ecosistema, l'archiviazione digitale dell'atto (tramite servizi cloud o, comunque, su supporti durevoli) rimane l'opzione migliore.